Pour un distributeur ou un grossiste, le stock est souvent le premier actif de l’entreprise… et la première source de pertes invisibles. Casses non déclarées, retours oubliés, erreurs de préparation : sans outil, ces écarts ne se voient qu’à l’inventaire, quand il est trop tard.
D’où viennent les écarts de stock ?
- Des sorties notées « plus tard » ou jamais.
- Des retours clients remis en rayon sans enregistrement.
- Des transferts entre dépôts non tracés.
- Des erreurs de préparation (mauvaise référence, mauvaise quantité).
- Des casses, périmés et vols non déclarés.
Chacun de ces écarts semble minime. Cumulés sur une année, ils peuvent représenter une part significative de votre marge.
Ce que doit faire un bon logiciel de stock
Tracer chaque mouvement
Entrées fournisseurs, sorties clients, transferts, retours, ajustements : chaque mouvement est horodaté et rattaché à un document et à un utilisateur. Vous savez qui a fait quoi, et quand.
Gérer plusieurs dépôts
Magasin, entrepôt principal, dépôt secondaire, camion de livraison : chaque emplacement a son propre stock, et les transferts sont enregistrés comme tels.
Alerter avant la rupture
Un seuil d’alerte par article déclenche une suggestion de réapprovisionnement. Fini les ruptures découvertes quand un client attend au comptoir.
Relier le stock aux ventes et aux règlements
Le bon de livraison décrémente le stock, génère la facture et alimente le suivi des règlements. Vous voyez en un coup d’œil ce qui a été livré, facturé et encaissé.
La méthode pour fiabiliser votre stock
- Réaliser un inventaire de départ propre (c’est le socle de tout le reste).
- Codifier les articles et supprimer les doublons.
- Interdire toute sortie sans document (BL, bon de transfert, bon de casse).
- Faire des inventaires tournants par famille plutôt qu’un seul inventaire annuel.
- Analyser les écarts chaque mois et en traiter les causes.
Le cas des retours clients
Les retours sont la zone grise de nombreux distributeurs. Un module de bons de retour permet d’enregistrer la marchandise reprise, de décider si elle retourne en stock ou en rebut, et de générer l’avoir correspondant. Le stock et le compte client restent justes.
Questions fréquentes
Faut-il un lecteur de codes-barres ?
Ce n’est pas obligatoire au démarrage, mais il accélère la préparation et réduit fortement les erreurs dès que le volume augmente.
Peut-on gérer le stock depuis un smartphone ?
Oui, l’ERP est accessible depuis un navigateur mobile, ce qui permet de saisir réceptions et inventaires directement dans l’entrepôt.
Combien de temps pour fiabiliser un stock ?
L’outil se met en place en quelques semaines ; la fiabilité vient ensuite de la discipline : aucune sortie sans document et des inventaires tournants réguliers.
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