قد يرفض زبونكم فاتورة غير مكتملة، أو تؤخر أداءكم، أو تطرح مشكلة عند المراقبة. إليكم العناصر الواجب التحقق منها وأفضل الممارسات للحصول على فواتير لا تشوبها شائبة.
هذا المقال قائمة تحقق عملية. والتنظيم الضريبي يتطور: تحققوا دائماً من المتطلبات المحيّنة لدى محاسبكم أو لدى المديرية العامة للضرائب.
المعلومات الخاصة بمقاولتكم
- التسمية التجارية (أو الاسم)، والشكل القانوني، والعنوان.
- المعرّف الموحد للمقاولة (ICE).
- التعريف الضريبي (IF)، ورقم السجل التجاري (RC)، وعند الاقتضاء رقم الرسم المهني ورقم الضمان الاجتماعي (CNSS).
- معلومات الاتصال: الهاتف والبريد الإلكتروني.
المعلومات الخاصة بزبونكم
- الاسم أو التسمية التجارية والعنوان.
- المعرّف الموحد للزبون (ICE) حين يتعلق الأمر بمقاولة.
المعلومات الخاصة بالفاتورة نفسها
- رقم فريد ومتسلسل زمنياً، دون أي فجوة في التسلسل.
- تاريخ الفوترة.
- التحديد الدقيق للسلع أو الخدمات، والكميات، والأثمنة الأحادية دون احتساب الرسوم.
- التخفيضات المحتملة.
- المجموع دون احتساب الرسوم، ونسبة الضريبة على القيمة المضافة ومبلغها، والمجموع مع احتساب الرسوم.
- شروط الأداء وطريقته.
أفضل الممارسات
ترقيم دون ثغرات
لا تحذفوا أبداً فاتورة صادرة: صححوها بإشعار دائن. فالتسلسل المتصل دليل على الجدية والمطابقة.
المبلغ بالحروف
منتشر جداً في المغرب، ويحد من النزاعات والتزوير. والبرنامج الجيد يكتبه تلقائياً.
وثائق مترابطة
يجب أن يحيل عرض السعر وسند الطلب ووصل التسليم والفاتورة بعضها على بعض. وفي حال نزاع، تجدون السجل الكامل في ثوانٍ.
تتبع الأداءات
لا تكتمل الفاتورة إلا حين تُؤدى. تتبعوا الأداءات الجزئية، وآجال الاستحقاق، والتذكيرات.
أي أداة تستعملون؟
بالنسبة للمستقل أو المقاولة الصغيرة جداً، تكفي أداة بسيطة عبر الإنترنت: يولّد FacturePro مجاناً فاتورة مطابقة في دقيقتين، ويقوم DevisPro بالشيء نفسه لعروض أسعاركم. وبمجرد أن تديروا مخزوناً وطلبيات وأداءات، يربط نظام ERP مثل دوليبار تلقائياً بين عرض السعر والطلبية والتسليم والفاتورة والأداء.
الأسئلة المتكررة
هل يمكن تعديل فاتورة سبق إرسالها؟
يُستحسن إصدار إشعار دائن ثم فاتورة جديدة، للحفاظ على ترقيم متصل وأثر واضح.
هل المعرّف الموحد للزبون (ICE) إلزامي؟
بالنسبة للزبون المهني، يُنتظر وجود ICE على الفواتير. أما الأفراد فليس لديهم هذا المعرّف.
هل الفاتورة بصيغة PDF المرسلة عبر البريد الإلكتروني صالحة؟
تتطور قواعد الفوترة الإلكترونية؛ تحققوا من التنظيم الجاري به العمل مع محاسبكم.
هل ما زالت عروض أسعاركم ووصولات التسليم وفواتيركم تُدخل يدوياً؟
احجزوا تشخيصاً مجانياً لمدة 30 دقيقة: نحلل تنظيمكم وتخرجون بتوصيات ملموسة.